Samarbejde med UdbudsVagten
Som medlem af DRRB kan du på DRRBs site under Medlemsområde søge i udbud fra offentlige myndigheder i Danmark, Sverige og Norge, selvom udbuddene er under EU’s tærskelværdi. Samt relevante udbud fra offentlige myndigheder i Danmark, Sverige, Norge, Tyskland og EU-institutioner, hvis udbuddene er over EU’s tærskelværdi.
Udbudsguiden
Kommunikationsydelser adskiller sig fra andre mere målbare og fysiske ydelser ved deres strategiske og kreative indhold og immaterielle karakter. Det er vigtigt, at man som offentlig indkøber er bevidst om dette, når man skal udforme udbudsmateriale i forbindelse med indkøb af reklame- og kommunikationsydelser.
DRRB har derfor lavet Udbudsguiden med gode råd til offentlige indkøbere, så processen kan blive så optimal som muligt for alle parter - både bureauerne og indkøberne. Du kan bestille DRRBs Udbudsguide her på sitet under publikationer.
Forskellen på offentligt og begrænset udbud
Når offentlige myndigheder indhenter tilbud på leverancer, skal de overholde EU's udbudsregler. Disse går kort fortalt ud på, at alle ordrer over ca. 1,1 mio. DKK skal sendes i EU-udbud. Det kan gøres enten ved offentligt udbud, så alle kan byde på opgaven, eller ved begrænset udbud, hvor der oplyses, at alene bud fra et angivet antal bydere vil blive taget i betragtning.
DRRB informerer vores medlemmer om nye EU-udbud. I nogle tilfælde ser vi desværre, at udbyderen har valgt det offentlige udbud, hvilket ikke er hensigtsmæssigt, når der er tale om kommunikationsydelser. Deltagelse i et offentligt udbud vil være særdeles ressourcekrævende, både økonomisk og tidskrævende for de deltagende bureauer. Det lokker bureauerne til at satse uden at have den helt store chance for at vinde ordren.
Derfor opfordrer DRRB altid de offentlige myndigheder til at anvende de begrænsede udbud eller benytte sig af projektkonkurrencer, der på mange punkter minder om de retningslinjer vi har opstillet til brug ved afvikling af bureaukonkurrencer.
Når myndighederne vælger offentligt udbud sker det som regel blot på grund af ukendskab til branchen og for at sikre sig, at der indkommer tilstrækkelig mange tilbud til at dokumentere, at der er tale om konkurrence. Vi går derfor gerne i dialog med myndighederne.
Som et eksempel kan nævnes en sag, hvor Styrelsen for Social Service havde udbudt en kommunikationsopgave til 2,4 mio. DKK som et offentligt udbud, hvor de bad om forslag til utraditionelle løsninger. På foranledning af et medlem tog DRRB kontakt til styrelsen og gjorde opmærksom på det uhensigtsmæssige ved brugen af offentligt udbud ved sådan en opgave.
Styrelsen tog henvendelsen meget alvorligt og anmodede om et møde med DRRB, så vi sammen for fremtiden til alles bedste kunne undgå den slags misforståelser. DRRB tog derfor til møde hos styrelsen i Odense og redegjorde for fordelene ved at anvende begrænset udbud eller konkurrencer ved den slags opgaver. Resultatet udeblev da heller ikke, idet styrelsen efter de indhentede informationer tilkendegav, at man for fremtiden ville benytte sig af andre udbudsformer, når det drejede sig om kommunikationsydelser.
Generelt prøver DRRB at tale for brugen af begrænset udbud eller projektkonkurrencer, hvor det er muligt, men nogle gange bliver vi desværre inddraget så sent, at vi alene kan komme igennem med at henstille til, at de begrænsede udbud benyttes for fremtiden.